मैं अब लगभग तीन वर्षों से एक दूरस्थ कर्मचारी हूं, और मैंने सीखा है कि जब मैं घर पर होता हूं तो उत्पादक कैसे होता हूं, और यह भी कि किसी कंपनी के संस्थापक के रूप में दूरस्थ टीमों का प्रबंधन कैसे किया जाता है। लेकिन, मैं ईमानदारी से कहूँगा - दूरस्थ कार्य को प्रभावी बनाने का तरीका जानने में मुझे बहुत समय लगा। मुझे रीयल-टाइम संचार और ईमेल के साथ हर कदम पर बाधित होने की आदत थी, मैंने बस यह मान लिया था कि सभी के लिए चीजें ऐसी ही थीं।
जब मैं अपने आप पर काम कर रहा था और हर समय बाधित होने के मुद्दे का निदान करना शुरू कर दिया, तो मैंने पाया कि मेरा अधिकांश अनुत्पादक समय उन सभी लोगों से स्थिति अपडेट देने और एकत्र करने में व्यतीत होता है जिनके साथ मैं काम कर रहा था। कम जानकारी वाले लोग थे - विशेष रूप से नेतृत्व की स्थिति में लोग - मैं जो कर रहा था उसके बारे में, अधिक ईमेल, टेक्स्ट संदेश और चैट संदेश उन्होंने मुझे भेजे। कुछ नेता लूप में नहीं होने के साथ ठीक हैं, लेकिन कुछ लोग नाराज हो जाते हैं यदि वे हर दूसरे घंटे आपकी बात नहीं सुनते हैं। यह सभी के लिए समय की बर्बादी थी।
इसलिए मैंने एक बदलाव किया जिसका बड़ा प्रभाव पड़ा। मैंने हर सोमवार की सुबह 'माई प्लान फॉर द वीक' विषय के साथ एक ईमेल भेजना शुरू किया। इस ईमेल में, मैं प्राप्तकर्ताओं को बताऊंगा कि सप्ताह के लिए मेरी योजनाएं क्या थीं और पूछें कि क्या उनके पास कोई प्रश्न या कोई समायोजन है जो वे मेरी प्राथमिकताओं में करना चाहते हैं।
यह इस तरह दिख रहा है:
नमस्ते, सभी -- इस सप्ताह मेरी प्राथमिकता ब्लॉग पोस्ट प्रकाशित करने और हमारी मार्केटिंग और साझेदारी योजना को अंतिम रूप देने पर केंद्रित होगी।
यहां कुछ गतिविधियां दी गई हैं जिन पर मैं काम करूंगा:
इंट्रानेट पर 'वर्क फ्रॉम होम दिशानिर्देश' लेख पोस्ट करें।
इस सप्ताह के अंत तक अनुमोदन प्राप्त करने के इरादे से, पिछले सप्ताह चर्चा की गई मार्केटिंग योजना का एक मसौदा तैयार करें।
इस सप्ताह हमारे भागीदारों के साथ मेरी कई बैठकें हैं। मैं उन चर्चाओं का सारांश भेजूंगा।
धन्यवाद! यदि आपके कोई प्रश्न हैं या मेरी प्राथमिकता में कोई समायोजन देखना चाहते हैं तो कृपया मुझे बताएं।
धन्यवाद!
-- रोबी
उस सप्ताह की गतिविधियों के आधार पर, मैं एक 'जो मैंने पिछले सप्ताह समाप्त किया' अनुभाग भी शामिल करूंगा। वह खंड इस तरह दिखता है:
पिछले हफ्ते, मैं दूरस्थ ब्लॉग पोस्ट प्रकाशित करने, अपने तीन भागीदारों के साथ बात करने में सक्षम था, और मैंने अपनी मार्केटिंग योजना का एक अच्छा मसौदा तैयार किया, जिस पर हमने पिछले सप्ताह चर्चा की थी। मैं मार्केटिंग योजना को अंतिम रूप देने की उम्मीद कर रहा था, लेकिन मैं अभी भी सूजी के छुट्टी से वापस आने का इंतजार कर रहा हूं और जब वह इस सप्ताह वापस आएगी तो मैं उसके साथ इसकी समीक्षा करूंगा।
ग्राहकों को भेजने के लिए यह एक उपयोगी ईमेल है, लेकिन यह आंतरिक रूप से भी उपयोगी है। यदि आप कंपनी के संस्थापक या सीईओ हैं, तो कर्मचारियों को आपका ईमेल इस तरह दिखेगा:
नमस्ते, सभी -- इस सप्ताह के लिए हमारी प्राथमिकताएं और दिशा-निर्देश यहां दिए गए हैं।
हमें अपनी अतिरिक्त इन्वेंट्री की बिक्री बढ़ाने की जरूरत है। क्या मार्केटिंग टीम कृपया हमारे गोदाम में मौजूद सभी अप्रयुक्त इन्वेंट्री को बेचने की योजना बना सकती है? अगर हम इसे 30 दिनों में नहीं बेचते हैं, तो हमें इन्वेंट्री का निपटान करना होगा।
हमारे ईमेल अभियान बहुत अच्छा कर रहे हैं। आइए उनमें से अधिक करते हैं। आइए सप्ताह में 1 ईमेल से सप्ताह में 2 ईमेल पर जाएं।
अगले 30 दिनों के लिए बिक्री लक्ष्यों से संबंधित सभी अनावश्यक बैठकों को रद्द करें। हम क्रंच-मोड समय में हैं, और मैं चाहता हूं कि हम उन बदलावों पर ध्यान केंद्रित करें जो हम कर सकते हैं। मुझे पता है कि आप में से कुछ ने मेरे साथ महत्वपूर्ण बैठकें भी की हैं, लेकिन अगर यह बिक्री से संबंधित नहीं है, तो कृपया अभी के लिए आमंत्रण को फिर से शेड्यूल करें।
-- रोबी
आप अपनी टीम से आपको इसी तरह के साप्ताहिक अपडेट भेजने के लिए कह सकते हैं कि उन्होंने क्या हासिल किया है और आने वाले सप्ताह के लिए उनकी योजनाएँ।
जब मैं और मेरी टीम इस तरह के ईमेल भेजते हैं, तो ग्राहक और टीम के साथी आमतौर पर इसे पसंद करते हैं। यह उनकी चिंता को कम करता है और उन्हें इस बात की अधिक दृश्यता देता है कि प्रत्येक व्यक्ति किस पर ध्यान केंद्रित कर रहा है। इसके अलावा, रुकावटें काफी कम हो जाती हैं क्योंकि प्राप्तकर्ता को आश्वस्त किया जाता है कि आप चीजों के शीर्ष पर हैं, और हर समय काम करने के लिए अनुस्मारक की आवश्यकता नहीं है।
यह एक ईमेल आपकी कंपनी का बहुत समय बचा सकता है।
