हर व्यावसायिक प्रतियोगिता में विजेता हमेशा वही होता है जो सबसे स्पष्ट रूप से संवाद करता है। चाहे आप कर्मचारियों, मालिकों, सहकर्मियों, या ग्राहकों के साथ काम कर रहे हों, आप जो चाहते हैं उसे पाने की आपकी क्षमता इस बात पर निर्भर करती है कि आप कितनी अच्छी तरह बात करते हैं और लिखते हैं।
इसे ध्यान में रखते हुए, यहां पांच बुनियादी नियम दिए गए हैं जो आमने-सामने, एक-से-अनेक, और अनेक-से-अनेक संचारों पर समान रूप से लागू होते हैं:
1. हमेशा 'क्यों' जानें।
जब भी आप काम पर संचार कर रहे होते हैं, तो आप समय और ऊर्जा बर्बाद कर रहे होते हैं यदि आप नहीं जानते कि संचार क्यों हो रहा है।
कोई भी संचार शुरू करने से पहले, अपने आप से पूछें, 'मैं क्या हासिल करने की कोशिश कर रहा हूँ?' यहां तक कि चिटचैट का भी एक उद्देश्य होना चाहिए, भले ही वह सिर्फ ऊहापोह बनाने के लिए ही क्यों न हो।
अगर कोई और बातचीत शुरू कर रहा है, तो अपने आप से पूछें, 'यह बातचीत क्यों हो रही है?' यदि उत्तर स्पष्ट नहीं है, तो संवाद को 'क्यों' के लिए निर्देशित करें।
'क्यों' को समझना और उस पर ध्यान केंद्रित करना आपको साइड इश्यू और रैथोल से बचने की अनुमति देता है जो अन्यथा स्थिति को अस्पष्ट कर सकते हैं।
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2. व्यक्तिगत रूप से भावनाओं का संचार करें।
उच्च भावनात्मक सामग्री वाले किसी भी संचार को व्यक्तिगत रूप से (यदि संभव हो और व्यावहारिक) या टेलीफोन और टेलीकांफ्रेंसिंग (यदि नहीं) द्वारा वितरित किया जाना चाहिए।
लियोनेल रिची और डायने अलेक्जेंडर
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई अच्छी खबर है जो सभी को चकित कर देगी, तो यह अधिक प्रभावी होगी और यदि आप इसे व्यक्तिगत रूप से वितरित करते हैं तो अधिक सकारात्मक ऊर्जा पैदा होगी।
एक बड़ी बिक्री जीत की घोषणा करने के लिए एक समूह बैठक, उदाहरण के लिए, एक तत्काल उत्सव की तरह है। इसके विपरीत, उसी जीत की घोषणा करने वाला एक ईमेल बाद के विचार जैसा लगता है।
इसी तरह, यदि आपके पास कोई बुरी खबर या आलोचना है, तो इसे बेहतर तरीके से प्राप्त किया जाएगा, और अधिक मददगार होने की संभावना है, अगर इसे व्यक्तिगत रूप से दिया जाता है। यदि आप ईमेल का उपयोग करते हैं, तो ऐसा लगेगा कि आपको परवाह नहीं है या आप कायर हैं।
3. ईमेल के माध्यम से तथ्यों का संचार करें।
कोई भी संचार जो प्राथमिक रूप से तथ्यात्मक हो, लिखित रूप में दो महत्वपूर्ण कारणों से संप्रेषित किया जाना चाहिए:
मौखिक रूप से संप्रेषित होने पर लोग तथ्यों का एक छोटा प्रतिशत ही रखते हैं। इसलिए, उन तथ्यों का लिखित रिकॉर्ड होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि निर्णय लेने का समय आने पर वे खो नहीं जाते हैं।
जैसा कि मैंने 'व्हाई यू शुड नेवर हैव अपडेट मीटिंग्स' में बताया, बड़े समूहों को मौखिक रूप से तथ्यों को संप्रेषित करना बेहद अक्षम है। सभी को गति प्रदान करने के लिए ईमेल का उपयोग करना बेहतर है और फिर इस बात की चर्चा करें कि अभी तक क्या पूरा किया जाना है।
4. आप जितना बोलते हैं उससे ज्यादा सुनें।
आम तौर पर, यह नियम इन-पर्सन बातचीत पर लागू होता है, लेकिन यह आगे-पीछे ईमेल और सोशल-मीडिया पोस्ट पर भी लागू होता है। शायद ''देने से लेना बेहतर है'' इसे रखने का एक बेहतर तरीका होगा।
किसी भी मामले में, किसी भी बातचीत या संचार पर हावी होने का प्रयास करना लगभग हमेशा एक बुरा विचार है, क्योंकि यदि आप मोटर-माउथिंग (या मोटर-मेलिंग) कर रहे हैं, तो आप कुछ भी नहीं सीख रहे हैं।
साथ ही, जब आप अपने आउटपुट पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आप अपने बारे में पूरी तरह से संवाद कर रहे होते हैं। जैसा कि मैंने व्यावसायिक स्थितियों में 'हाउ टू हैव ए अर्थफुल कन्वर्सेशन' में समझाया है, संचार कभी भी आपके बारे में नहीं होता है। यह हमेशा दूसरे व्यक्ति के बारे में होता है।
5. अपने संदेशों को सरल बनाएं।
आज के कारोबारी जगत में हर कोई सूचना के अत्यधिक अधिभार से ग्रस्त है, जो प्रतीत होता है कि अंतहीन भ्रम और तनाव पैदा करता है।
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यदि आप शोर को कम करना चाहते हैं, तो आपको अपने संदेश को यथासंभव सरल और पचाने में आसान बनाने की आवश्यकता है। मेरी पोस्ट '5 फ्री ऐप्स जो आपको स्मार्ट बनाती हैं' और '8 कन्वर्सेशनल हैबिट्स दैट किल क्रेडिबिलिटी' बताती हैं कि अपने संदेशों को बेहतर कैसे बनाया जाए।
