सर्वेक्षण, सर्वेक्षण के बाद, सर्वेक्षण के बाद सहमत - बैठकें समय की एक भयानक बर्बादी हैं और हर कोई उनसे नफरत करता है।
लेकिन अगर आपके कार्यालय में हर जीवित आत्मा बैठक का नया निमंत्रण आने पर कराहती है, तो आप अभी भी अपने सप्ताह का एक महत्वपूर्ण हिस्सा सम्मेलन कक्षों में बैठकर क्यों बिताते हैं?
उत्तर का एक हिस्सा शायद अक्षम बैठक अभ्यास है। एक तेज़ और उत्पादक मीटिंग चलाना सीखकर कुछ समस्या को कम किया जा सकता है। लेकिन इनमें से कुछ सभाएं मरम्मत से परे हैं और ऐसा नहीं होना चाहिए - कम से कम आपके लिए।
इस अंतिम प्रकार की बैठक को बेहतर रसद के साथ तय नहीं किया जा सकता है। उन्हें बस आपके शेड्यूल से खत्म करने की जरूरत है। यह वह जगह है जहां आप ब्लोट से मिलने की दृढ़ता के लिए एक और बड़े कारण में भाग लेते हैं - उन्हें नहीं कहना मुश्किल है। यदि निमंत्रण आपके बॉस की ओर से है, तो आप सभा की उपयोगिता का अपमान नहीं करना चाहते। एक सहकर्मी के लिए भी यही बात लागू होती है, और ग्राहकों को सभी से दूर करना सबसे कठिन हो सकता है।
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लेकिन निराश न हों, बिना किसी को ठेस पहुंचाए या आलसी दिखे बिना विनम्रता से बैठकों से बाहर निकलना संभव है। HBR पर हाल ही में, 3COze के सह-संस्थापक लियान डेवी ने पेशकश की आम बैठक के मुद्दों पर आधारित विशिष्ट सुझाव .
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1. जब आप मीटिंग के लिए तैयार न हों
इसलिए नहीं कि आप सुस्त हैं, बल्कि इसलिए कि टीम के पास चर्चा किए जाने वाले विषयों के बारे में शोध करने, सोचने, तैयारी करने आदि के लिए पर्याप्त समय नहीं है। इस मामले में, डेवी ने इस तरह की भाषा का उपयोग करके सभा को स्थगित करने का प्रयास करने का सुझाव दिया: 'यह एक दिलचस्प विषय है। हमारी वर्तमान वर्ष की प्राथमिकताओं के आधार पर, मुझे यकीन नहीं है कि हम अभी तक एक उत्पादक बातचीत के लिए तैयार हैं। क्या इस बैठक को पीछे धकेलना और हमारे मिलने से पहले कार्य समूह को थोड़ी और प्रगति करने देना संभव होगा?'
2. जब आवश्यक हो लोग गायब हैं
कभी-कभी आप एक मील दूर एक समय बर्बाद करने वाली बैठक को देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब निर्णय लेने के लिए आवश्यक सभी संबंधित पक्ष मौजूद नहीं होंगे, तो आप जानते हैं कि आप निश्चित रूप से कार्रवाई आइटम हाथ में नहीं छोड़ेंगे।
आमंत्रितकर्ता के सामने इस मुद्दे को कुछ इस तरह से हाइलाइट करें: 'मैं इस मुद्दे पर कुछ निर्णय लेने के लिए उत्सुक हूं। मीटिंग आमंत्रण से, ऐसा नहीं लगता कि प्रोडक्शन [या जो भी] शामिल है। मैं तब तक इंतजार करना चाहूंगा जब तक कि प्रोडक्शन का कोई व्यक्ति शामिल होने को तैयार न हो। नहीं तो हम कोई निर्णय नहीं ले पाएंगे।'
3. जब आप योगदान करने के लिए गलत व्यक्ति हों
कभी-कभी समस्या नियोजित बैठक में निहित कुछ भी नहीं होती है - यह आप हैं। आप उपयोगी रूप से योगदान करने के लिए सही तरीके से पर्याप्त नहीं जानते हैं या इस मुद्दे में शामिल नहीं हैं। डेवी इन स्थितियों के लिए यह नमूना स्क्रिप्ट प्रदान करता है: 'मुझे खुशी है कि आप मेरे इनपुट में रुचि रखते हैं। मुझे विश्वास नहीं है कि मैं इस विषय पर सर्वश्रेष्ठ योग्य हूं। मैंने थोड़ी खुदाई की और ऐसा लगता है कि पैट के पास आवश्यक संदर्भ होगा। क्या आप मेरे बजाय पैट को आमंत्रित करने में सहज होंगे?' (क्षमा करें, पैट।)
वैकल्पिक रूप से, आप किसी अधीनस्थ या अपने बॉस के पास जाने की जिम्मेदारी को पूरा कर सकते हैं। पूरी पोस्ट में , डेवी इन मामलों के लिए भी सुझाई गई भाषा प्रदान करता है।
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4. जब समय बेहद असुविधाजनक हो
अन्य मामलों में, बैठक अच्छी तरह से आयोजित की जाती है और आप योगदान कर सकते हैं, लेकिन बैठक का समय आपकी उत्पादकता के लिए बहुत ही भयानक है। क्या तुम परेशान हो? नहीं, डेवी कहते हैं, जो आपको बाहर निकलने का सुझाव देते हैं, लेकिन 'कुछ नोट्स एक साथ खींचने और कुर्सी या उपयुक्त प्रतिभागी को बताने के लिए कुछ मिनट दें।'
निमंत्रण के जवाब में, वह यह सुझाई गई भाषा प्रदान करती है: 'यह एक महत्वपूर्ण चर्चा होने जा रही है। मैं उपस्थित नहीं हो पा रहा हूँ, लेकिन मुझे अपने विचार साझा करने के लिए कुछ समय मिलेगा ताकि आप उन्हें चर्चा में शामिल कर सकें।'
5. जब अधिकांश बैठक आपके लिए अप्रासंगिक हो
कैसा रहेगा जब आगामी बैठक में केवल पांच या दस एजेंडा आइटम आपके लिए प्रासंगिक हों? चर्चा के 80 प्रतिशत के माध्यम से अपने अंगूठे को मोड़कर वहां न बैठें, डेवी को सलाह देते हैं। इसके बजाय, यह स्पष्ट कर दें कि आमंत्रण का जवाब देकर आप जल्दी बाहर हो जाएंगे: 'क्या पहले एजेंडा आइटम के रूप में रीब्रांडिंग चर्चा को कवर करना संभव होगा? मैं पूरी बैठक के लिए नहीं रह सकता, लेकिन मैं वास्तव में उसमें योगदान देना चाहूंगा।'
बेशक, जब बैठकों की बात आती है तो ना कहना मुश्किल ही नहीं होता है। आपको अपने कार्य जीवन के अन्य क्षेत्रों में भी गलत या गलत तरीके से किए गए अनुरोधों की इसी समस्या का सामना करना पड़ सकता है। शुक्र है, वहाँ समान रूप से अच्छी सलाह है कि अन्य आम कार्यालय को भी अच्छी तरह से ना कहने के लिए भी ठीक है।
