चाहे आप एक कंपनी चलाते हैं या एक-व्यक्ति बैंड हैं, आप शायद तैयार प्रस्तुतियों और प्रश्न और उत्तर सत्र दोनों में समूहों के सामने बात करते हैं।
चाहे वह लोगों से भरा कमरा हो या टीम के कुछ सदस्य, प्रश्न और उत्तर अनुभाग को ठीक से संभालना या तो आपके संदेश को लागू करेगा - या इसे कमजोर करेगा। एक उत्तर को उलझाएं और आप अपने तैयार शब्दों के दौरान स्थापित की गई विश्वसनीयता को खो सकते हैं।
प्रश्नोत्तर के लिए तैयारी करना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आप जो प्रस्तुत करने की योजना बना रहे हैं उसका अभ्यास करना। मैं a . से प्रेरित था साप्ताहिक नेतृत्व पत्र मुझे व्यवसाय सलाहकार रिक हौसेक से एक नियोजित या तत्काल प्रश्नोत्तर सत्र में अपना सर्वश्रेष्ठ होने के लिए निम्नलिखित नौ युक्तियों को साझा करने के लिए प्राप्त होता है:
छिपे हुए एजेंडे से अवगत रहें।
बेशक दर्शकों द्वारा पूछे गए अधिकांश प्रश्न ईमानदार होते हैं और पूछने वाला एक वास्तविक प्रतिक्रिया की तलाश में होता है। लेकिन कुछ प्रश्न या तो करने के लिए अभिप्रेत हैं:
- प्रश्न पूछने वाले व्यक्ति को होशियार दिखाएँ, या
- प्रत्युत्तरकर्ता (आप) को गूंगा बना दें।
कोई फर्क नहीं पड़ता, सभी सवालों के जवाब एक ही दृष्टिकोण और व्यावसायिकता के साथ दें। आप बेहतर दिखने के लिए बाहर आएंगे।
तैयार रहें।
आपके द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों को लिखने का अच्छा अभ्यास है, विशेष रूप से कठिन या विवादास्पद प्रश्न, और अपने उत्तरों का पूर्वाभ्यास करना। मैं अक्सर कुछ भरोसेमंद सहयोगियों के साथ एक नकली सत्र चलाता हूं। वे हमेशा ऐसे प्रश्न लेकर आते हैं जिनकी मुझे उम्मीद नहीं थी। दूसरों को अपनी प्रतिक्रियाओं और बॉडी लैंग्वेज का मूल्यांकन करने के लिए प्रोत्साहित करें। निजी तौर पर गड़गड़ाहट करें ताकि आप सार्वजनिक रूप से चमकें।
आत्मविश्वास रखो।
मुस्कुराओ और अपने प्रश्नकर्ताओं की आँखों में देखो। आँख का संपर्क दर्शाता है कि आप प्रश्न और प्रश्नकर्ता पर ध्यान से ध्यान केंद्रित कर रहे हैं। मुस्कान दोस्ती और जुड़ाव का निमंत्रण है।
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विराम।
यदि आपको किसी प्रश्न का उत्तर देने से पहले एक क्षण की आवश्यकता है, तो उसे लें। एक त्वरित, स्नैप उत्तर पर संदेह किया जा सकता है। या यदि आपने वास्तव में उस पर विचार नहीं किया है जो पूछा गया था, तो आप गलत प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं। यह अजीब लग सकता है - मौन अक्सर करता है - लेकिन आपके दर्शक आपके विचारों को इकट्ठा करने के लिए कुछ सेकंड के लिए आपके बारे में कम नहीं सोचेंगे। वास्तव में, वे इस बात की सराहना करेंगे कि आपने प्रश्नों पर विचार करने के लिए अपना समय लिया, और यह एक लिखित उत्तर की तरह नहीं लगेगा।
फिक्र मत करो।
अपनी नाक को खरोंचना, अत्यधिक पलक झपकना, इधर-उधर घूमना और अन्य नर्वस टिक्स यह संकेत देते हैं कि आप झूठ बोल रहे हैं। मुझे पता है, तुम शायद झूठ नहीं बोल रहे हो; आप शायद सिर्फ घबराए हुए हैं। लेकिन धारणा वास्तविकता है। इन झटकों को कम करने के लिए काम करें।
प्रश्न का उत्तर दो। सीधे।
यह एक सामान्य समस्या है जो मुझे प्रश्नोत्तर सत्रों में दिखाई देती है। प्रस्तुतकर्ता पूछे गए प्रश्न का उत्तर नहीं देता है। हो सकता है कि यह जानबूझकर न किया गया हो - ऐसा हो सकता है कि वे पर्याप्त रूप से नहीं सुन रहे थे। या, हो सकता है कि वक्ता को उत्तर नहीं पता था और उसने कुछ ऐसी स्पर्शरेखा के बारे में बात करने का फैसला किया, जिस पर उसकी विशेषज्ञता थी। कारण कोई मायने नहीं रखता। आपके द्वारा दर्शकों के साथ बनाई गई विश्वसनीयता को कुछ भी नहीं मिटाता है या सवाल से बचने से ज्यादा उन्हें आपके संदेश पर संदेह करता है।
पुष्टि करें कि आपने प्रश्न का उत्तर दिया है।
प्रश्नोत्तर सत्र के दौरान कभी-कभी पूछें 'क्या यह आपके प्रश्न का उत्तर देता है?' या 'क्या यह स्पष्ट है?' यह आपके दर्शकों को दिखाता है कि आप परवाह करते हैं और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि उनकी ज़रूरतें पूरी हो रही हैं।
अजीब सवाल से मत हटो।
हमेशा एक होता है, और यह हमेशा मुश्किल होता है। दर्शकों में वह व्यक्ति जो एक प्रश्न पूछता है जो वास्तव में प्रस्तुति से मेल नहीं खाता है या अभी बाएं क्षेत्र में है। इस प्रश्न को उसी तरह पेशेवर तरीके से हल करें जैसे आप किसी अन्य प्रश्न को करते हैं और अपने उत्तर को अपने मुख्य संदेश से जोड़ने का प्रयास करें। इसके लिए थोड़ा टैप डांस करना पड़ता है, लेकिन यह वह उत्तर हो सकता है जिसके लिए आपको सबसे ज्यादा याद किया जाता है। (एमटीवी टाउन हॉल में राष्ट्रपति क्लिंटन से 'मुक्केबाज या कच्छा?' पूछे जाने को याद रखें?)
अभ्यास, अभ्यास, अभ्यास
सुनिश्चित करें कि आप अपना कुछ अभ्यास समय प्रश्नोत्तर पर केंद्रित करते हैं। आम तौर पर, प्रस्तुति के बाद आप मंच पर आखिरी काम करते हैं, और यह वह हिस्सा हो सकता है जिसके लिए आपको सबसे ज्यादा याद किया जाता है। इसे छोटा न दें।
