प्रवाह चार्ट

एक फ्लो चार्ट, या फ्लो डायग्राम, एक प्रक्रिया या प्रणाली का एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व है जो आउटपुट बनाने के लिए आवश्यक चरणों की अनुक्रमण का विवरण देता है। एक विशिष्ट प्रवाह चार्ट विभिन्न कार्यों का प्रतिनिधित्व करने के लिए बुनियादी प्रतीकों के एक सेट का उपयोग करता है, और लाइनों और तीरों के साथ कार्यों के अनुक्रम और इंटरकनेक्शन को दर्शाता है। फ्लो चार्ट का उपयोग वस्तुतः किसी भी प्रकार की व्यावसायिक प्रणाली का दस्तावेजीकरण करने के लिए किया जा सकता है, एक निर्माण कार्य में मशीनरी के माध्यम से सामग्री की आवाजाही से लेकर मानव संसाधन विभाग में भर्ती प्रक्रिया के माध्यम से आवेदक की जानकारी के प्रवाह तक।

प्रत्येक प्रवाह चार्ट एक विशेष प्रक्रिया या प्रणाली से संबंधित है। यह सिस्टम में डेटा या सामग्री के इनपुट के साथ शुरू होता है और इनपुट को उसके अंतिम आउटपुट फॉर्म में बदलने के लिए आवश्यक सभी प्रक्रियाओं का पता लगाता है। विशिष्ट प्रवाह चार्ट प्रतीक होने वाली प्रक्रियाओं, प्रत्येक चरण में की जाने वाली क्रियाओं और विभिन्न चरणों के बीच संबंध को दर्शाते हैं। फ्लो चार्ट में आवश्यकतानुसार विवरण के विभिन्न स्तर शामिल हो सकते हैं, एक पूरे सिस्टम के उच्च-स्तरीय अवलोकन से लेकर एक बड़े सिस्टम के भीतर एक घटक प्रक्रिया के विस्तृत आरेख तक। किसी भी मामले में, फ्लो चार्ट प्रक्रिया या प्रणाली की समग्र संरचना को दर्शाता है, सूचना के प्रवाह का पता लगाता है और इसके माध्यम से काम करता है, और प्रमुख प्रसंस्करण और निर्णय बिंदुओं पर प्रकाश डालता है।

प्रक्रियाओं में सुधार के लिए फ्लो चार्ट एक महत्वपूर्ण उपकरण है। एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व प्रदान करके, वे परियोजना टीमों को एक प्रक्रिया के विभिन्न तत्वों की पहचान करने और विभिन्न चरणों के बीच अंतर्संबंधों को समझने में मदद करते हैं। फ्लो चार्ट का उपयोग निर्णय लेने या प्रदर्शन मूल्यांकन में सहायता के रूप में प्रक्रिया के बारे में जानकारी और डेटा एकत्र करने के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक छोटी विज्ञापन एजेंसी का मालिक, जो प्रिंट विज्ञापन बनाने में लगने वाले समय को कम करना चाहता है, अनावश्यक चरणों की पहचान करने और उन्हें समाप्त करने के लिए प्रक्रिया के प्रवाह चार्ट का उपयोग करने में सक्षम हो सकता है। हालांकि फ्लो चार्ट अपेक्षाकृत पुराने डिजाइन उपकरण हैं, वे सिस्टम विश्लेषण और डिजाइन पर काम करने वाले कंप्यूटर प्रोग्रामर के बीच लोकप्रिय हैं। हाल के वर्षों में, प्रवाह चार्ट बनाने में व्यवसायियों की सहायता के लिए कई सॉफ्टवेयर प्रोग्राम विकसित किए गए हैं।

फ्लो चार्ट बनाना

फ्लो चार्ट आमतौर पर विशेष प्रतीकों का उपयोग करते हैं। फ्लो चार्ट बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले कुछ मुख्य प्रतीकों में शामिल हैं:

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गतिविधियों को शुरू करने और समाप्त करने का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक गोल-धार वाली आयत, जिसे कभी-कभी टर्मिनल गतिविधियों के रूप में जाना जाता है।
किसी गतिविधि या चरण का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक आयत। एक प्रक्रिया के भीतर प्रत्येक चरण या गतिविधि को एक आयत द्वारा दर्शाया जाता है, जिसे गतिविधि या प्रक्रिया प्रतीक के रूप में जाना जाता है।
एक निर्णय बिंदु को इंगित करने के लिए एक हीरा। प्रश्न का उत्तर देना या निर्णय लेना हीरा के अंदर लिखा होता है, जिसे निर्णय चिन्ह के रूप में जाना जाता है। उत्तर उस पथ को निर्धारित करता है जिसे अगले चरण के रूप में लिया जाएगा।
प्रवाह रेखाएँ एक चरण से दूसरे चरण की प्रगति या संक्रमण को दर्शाती हैं।

प्रवाह चार्ट के निर्माण में निम्नलिखित मुख्य चरण शामिल हैं: 1) प्रक्रिया को परिभाषित करें और प्रवाह आरेख के दायरे की पहचान करें; 2) परियोजना टीम के सदस्यों की पहचान करें जिन्हें प्रक्रिया प्रवाह आरेख के निर्माण में शामिल किया जाना है; 3) प्रक्रिया में शामिल विभिन्न चरणों और विभिन्न चरणों के बीच अंतर्संबंधों को परिभाषित करें (सभी टीम के सदस्यों को प्रक्रिया के लिए विभिन्न चरणों को विकसित करने और सहमत होने में मदद करनी चाहिए); 4) आवश्यकतानुसार अन्य संबंधित व्यक्तियों को शामिल करते हुए और किसी भी संशोधन को आवश्यक बनाते हुए आरेख को अंतिम रूप दें; और 5) फ्लो डायग्राम का उपयोग करें और आवश्यकतानुसार इसे लगातार अपडेट करें।