जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो आप आमतौर पर एक प्रतिक्रिया चाहते हैं। इसलिए मैंने हाल ही में ईमेल शुरू करने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में लिखा है। (संकेत: 'हाय,' 'हे,' या 'हैलो।') और लगभग ग्यारह पहले वाक्य जो आपके बाकी ईमेल की गारंटी देते हैं, पढ़े नहीं जाएंगे।)
आइए अब आपके ईमेल के विपरीत छोर को देखें: आपका समापन। आप किसी ईमेल को कैसे बंद करते हैं, यह प्राप्तकर्ता द्वारा प्रतिसाद देने की संभावना को भी नाटकीय रूप से प्रभावित करता है।
के अनुसार बुमेरांग में ब्रेंडन ग्रीनली , ये 350,000 से अधिक ईमेल थ्रेड्स में पाए जाने वाले सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लोजिंग हैं:
- 'धन्यवाद'
- 'सादर'
- 'चीयर्स'
- 'सादर'
- 'अग्रिम में धन्यवाद'
- 'धन्यवाद'
- 'सबसे बेहतर'
- 'सधन्यवाद'
वहाँ कोई आश्चर्य की बात नहीं है (सिवाय इसके कि 'ईमानदारी से', जिस शब्द का उपयोग मुझे प्राथमिक विद्यालय में सिखाया गया था जब हमने पत्र लिखना सीखा था, स्पष्ट रूप से एक भयानक मौत हो गई है।)
लेकिन अब प्रतिक्रिया दर के संदर्भ में उन क्लोजिंग को रैंक करते हैं:
- 'अग्रिम धन्यवाद' 65.7 प्रतिशत
- 'धन्यवाद' 63 प्रतिशत
- 'धन्यवाद' 57.9 प्रतिशत
- 'चीयर्स' 54.4 प्रतिशत
- 'आदरणीय' 53.9 प्रतिशत
- 'सादर' 53.5 प्रतिशत
- 'सर्वश्रेष्ठ संबंध' 52.9 प्रतिशत
- 'सर्वश्रेष्ठ' 51.1 प्रतिशत
? जबकि आप सोच सकते हैं कि 'सादर' के कुछ रूपों और 'धन्यवाद' के कुछ रूपों के बीच प्रतिक्रिया दर में 8 से 10 अंक स्विंग कोई फर्क नहीं पड़ता, फिर से सोचें। अपने अभिवादन को 'सादर' से 'धन्यवाद' में बदलने से आपके ईमेल का 10 प्रतिशत अधिक जवाब मिल सकता है - चाहे आप ठंडे ईमेल कर रहे हों, कोई एहसान माँग रहे हों, या कनेक्ट करने का प्रयास कर रहे हों - जिसका अर्थ है कि यह निश्चित रूप से इसके लायक है।
और यदि आप किसी भी प्रकार के बंद का उपयोग बिल्कुल नहीं कर रहे हैं तो यह और भी अधिक मूल्यवान है। अध्ययन में सभी ईमेल के लिए 47.5 प्रतिशत बेसलाइन प्रतिक्रिया दर की तुलना में स्विंग और भी महत्वपूर्ण है।
माना, आप 'सादर' या 'सर्वश्रेष्ठ' के प्रशंसक हो सकते हैं। लेकिन समस्या यह है कि वे समापन बहुत औपचारिक लगते हैं - भले ही आप उस व्यक्ति को नहीं जानते जिसे आप ईमेल कर रहे हैं।
सभी रूपों में संचार अधिक आकस्मिक हो गया है। व्यावसायिकता महत्वपूर्ण है... लेकिन इसलिए संबंध स्थापित करना है। (फिर से, आप कम आकस्मिक समय की कामना कर सकते हैं, लेकिन मार्लो की तरह तार कहना होगा , 'आप चाहते हैं कि यह एक तरह से हो... लेकिन यह दूसरा तरीका है।')
तो आपको क्या करना चाहिए?
प्रथम, हमेशा एक समापन शामिल करें जब आप एक ईमेल श्रृंखला शुरू करते हैं। कोई भी समापन - यहां तक कि 'सर्वश्रेष्ठ' - सभी ईमेल के लिए समग्र प्रतिक्रिया दर से बेहतर प्रदर्शन करता है। एक बार जब आप प्रतिक्रिया मोड में हों, तो समापन को छोड़ना ठीक है।
अगर हमने पूरी सुबह ईमेल का आदान-प्रदान किया है, तो हर बार 'अग्रिम धन्यवाद' कहने की कोई आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, यह जल्द ही ऐसा लगेगा जैसे 'अग्रिम धन्यवाद' आपके हस्ताक्षर का हिस्सा है, जिसका अर्थ है कि आपके द्वारा व्यक्त की जाने वाली कोई भी ईमानदारी खो गई है।
फिर, अपने ईमेल 'अग्रिम धन्यवाद,' 'धन्यवाद,' या 'धन्यवाद' के साथ समाप्त करें। (मेरा पसंदीदा 'धन्यवाद' है। 'अग्रिम धन्यवाद' बहुत ही अटपटा लगता है, भले ही यह स्पष्ट रूप से काम करता हो।)
और सबसे महत्वपूर्ण बात, इस बारे में सोचें कि आप क्या मांग रहे हैं।
प्रतिक्रिया पाने का सबसे अच्छा तरीका है: कुछ प्रस्ताव करना , न पूछें।
जो, ज़ाहिर है, नेटवर्क का सबसे अच्छा तरीका भी है।
