व्यापार प्रस्ताव

एक व्यावसायिक प्रस्ताव एक विशिष्ट नौकरी प्राप्त करने के लिए संभावित ग्राहक को भेजा गया एक लिखित दस्तावेज है। प्रस्ताव याचना या अवांछित हो सकता है। एक ग्राहक बिक्री कॉल के दौरान किसी परियोजना पर प्रस्ताव का अनुरोध यह कहकर कर सकता है: 'आप जानते हैं, यह दिलचस्प लगता है। आप मुझे उस पर एक प्रस्ताव क्यों नहीं भेजते।' अन्य मामलों में प्रस्ताव औपचारिक आग्रह हो सकता है, जिसे आमतौर पर आरएफपी (प्रस्ताव के लिए अनुरोध) कहा जाता है। आरएफपी लगभग हमेशा दस्तावेज भी होते हैं। वे प्रदान किए जाने वाले उत्पाद या सेवा, मांगी गई योग्यता और जमा करने की समय सीमा निर्दिष्ट करते हैं। स्पष्ट रूप से मांगे गए प्रस्तावों का मतलब है कि ग्राहक ने पहले ही खरीदारी करने का फैसला कर लिया है। केवल एक विक्रेता का चयन किया जाना बाकी है। एक अवांछित प्रस्ताव, इसके विपरीत, अक्सर एक अन्य लबादे में तैयार बिक्री प्रस्तुति होती है - लेकिन प्रस्ताव विशेष रूप से एक अच्छी तरह से परिभाषित और सीमित गतिविधि के उद्देश्य से होता है। एक अवांछित प्रस्ताव का एक उदाहरण एक प्रकाशक को एक पुस्तक की रूपरेखा प्रस्तुत करना है जो विषय की लोकप्रियता, दृष्टिकोण की नवीनता और लेखक की योग्यता पर बहस करता है।

व्यावसायिक प्रस्तावों को से अलग किया जाना चाहिए अनुमान . कई क्षेत्रों में जहां छोटा व्यवसाय सक्रिय है, अनुमान एक प्रस्ताव के समान उद्देश्य प्रदान करते हैं। वे दस्तावेज हैं जो छत या फ़र्श की नौकरी या मासिक घर-सफाई सेवा की बिक्री का समर्थन करते हैं। लेकिन जहां अनुमानों का उपयोग किया जाता है, विक्रेता की योग्यता और नौकरी को पूरा करने की उसकी पद्धति भी स्थापित की जाती है, लेकिन अन्य माध्यमों से - आम तौर पर एक साक्षात्कार या बिक्री कॉल द्वारा। कभी-कभी विक्रेता को नौकरी के लिए उपयुक्त माना जाता है क्योंकि व्यवसाय पहले से ही अच्छी प्रतिष्ठा प्राप्त करता है। दूसरी ओर, प्रस्तावों में आमतौर पर जटिल या असामान्य एक बार की सेवाएं शामिल होती हैं जैसे कि पार्क का भूनिर्माण, बाजार का सर्वेक्षण करना, या रिफाइनरी का निर्माण। इन मामलों में नौकरी के लिए दृष्टिकोण, डिजाइन, कार्यान्वयन, अनुसूची और यहां तक कि सौंदर्यशास्त्र के लिए केवल एक डॉलर के अनुमान से अधिक की आवश्यकता होती है।

कई सेवा व्यवसाय पूरी तरह से प्रस्ताव के आधार पर काम करते हैं। अन्य मामलों में कभी-कभी प्रस्ताव की आवश्यकता होती है, कभी-कभी नहीं। उच्च तकनीकी क्षेत्रों में, प्रस्ताव इंजीनियरिंग विनिर्देशों और/या प्रक्रिया विवरण की सूखी सूची से भरा जा सकता है। लेकिन यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि प्रस्ताव हमेशा सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण होते हैं बिक्री दस्तावेज .

व्यापार प्रस्ताव के तत्व

अधिकांश उद्योगों में प्रस्तावों में क्षेत्र के लिए विशिष्ट रूप से परिभाषित प्रारूप होता है। उदाहरण एक उपनगरीय विकास के लिए एक प्रमुख उच्च वृद्धि या नींव डालने के लिए विद्युत तारों की सेवाएं प्रदान कर सकते हैं। ऐसे मामलों में बोलीदाता को पहले पुराने प्रस्तावों को प्राप्त करना चाहिए और उस बाजार में अपने व्यापार द्वारा आमतौर पर उपयोग की जाने वाली संरचना का पालन करना चाहिए। आर्किटेक्चर और लैंडस्केपिंग जैसे व्यवसायों में एक दृश्य प्रस्तुति, कभी-कभी एक मॉडल भी बिक्री के लिए केंद्रीय होता है। एक विज्ञापन प्रस्ताव के लिए भी यही है। इन तीन क्षेत्रों में - अन्य भी हैं - वास्तविक प्रस्तुति आमतौर पर एक बैठक होती है। कोई भी दस्तावेज पूरक होता है और अतिरिक्त तथाकथित 'बॉयलर प्लेट' यानी प्रशासनिक विवरण के साथ प्रस्तुति को सारांशित करता है।

यहाँ जो कुछ भी है वह अधिक सामान्य प्रस्तावों की चर्चा है, जो आमतौर पर अध्ययन, सर्वेक्षण या सेवा गतिविधियों (जैसे, गोदाम परिसर के लिए सुरक्षात्मक सेवाएं) से जुड़े होते हैं। ऐसे प्रस्तावों में निम्नलिखित सामान्य संरचना लागू होती है।

सभी प्रस्तावों में कम से कम दो अलग-अलग टुकड़े होते हैं: एक कवर लेटर और प्रस्ताव दस्तावेज। इसके अलावा, कभी-कभी, चार्ट, ग्राफ़, फ़ोटोग्राफ़, मानचित्र आदि के साथ एक या अधिक परिशिष्ट प्रदान किए जा सकते हैं। संक्षिप्त प्रस्ताव, जिन्हें कभी-कभी 'पत्र प्रस्ताव' के रूप में भी जाना जाता है, पहले दो टुकड़ों को एक ही सबमिशन में जोड़ते हैं जो आमतौर पर अधिकतम छह से आठ पृष्ठों का होता है।

कवर लेटर एक संचारण दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। कई बोलीदाता प्रस्ताव के सार को बहुत संक्षिप्त रूप में प्रदान करने के लिए कवर लेटर का उपयोग करते हैं, बोली लगाने वाले की योग्यता को उजागर करते हैं, कीमत का नाम देते हैं, और आदेश मांगते हैं।

प्रस्ताव दस्तावेज आमतौर पर निम्नलिखित संरचना होती है:

शीर्षक पेज। इस भाग में आम तौर पर आपका नाम और आपकी कंपनी का नाम, उस व्यक्ति या कंपनी का नाम जिसे प्रस्ताव प्रस्तुत किया गया है, और जमा करने की तिथि शामिल है।
विषयसूची। जबकि आमतौर पर छोटे प्रस्तावों के लिए आवश्यक नहीं है, कभी-कभी इनका उपयोग जटिल औपचारिक प्रस्तावों के लिए किया जाता है। ऐसे मामलों में जहां क्लाइंट के विभिन्न विभाग दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों की अलग-अलग समीक्षा करेंगे, सामग्री की तालिका पाठक को इलेक्ट्रिकल, स्ट्रक्चरल, हीटिंग और कूलिंग (भवन परियोजना में) '¦ या भोजन जैसे विषयों पर तेजी से मार्गदर्शन करने का एक सहायक माध्यम है। सेवाएं, संगीत, मनोरंजन, परिवहन सेवाएं (एक उत्सव आयोजित करने के लिए एक परियोजना में)।
कार्यकारी सारांश। एक सारांश यहां शामिल किया जा सकता है या कवर लेटर में बताया जा सकता है।
समस्या/मुद्दे/नौकरी का विवरण। यह खंड, बोलीदाता द्वारा व्याख्या के अनुसार, ग्राहक के उद्देश्यों और लक्ष्यों को एक नए तरीके से दोहराता है। मुद्दे के इस पुनर्कथन को शामिल करना क्लाइंट को यह दिखाने में महत्वपूर्ण है कि बोलीदाता मुद्दे को सही ढंग से समझता है।
दृष्टिकोण। इस खंड में बोलीदाता ग्राहक की समस्या को हल करने या आवश्यक कार्य को पूरा करने के लिए अपने प्रस्तावित दृष्टिकोण को सारांशित करता है। प्रस्तावित दृष्टिकोण अक्सर नौकरी जीतने की कुंजी है - अगर कीमत सही है - क्योंकि यह अद्वितीय साधन, विचार के तरीके, या तकनीकों को दिखाता है, वे समस्या का समाधान क्यों करेंगे, और वे विकल्पों से बेहतर क्यों हैं। अनुभाग को विस्तृत करने की आवश्यकता नहीं है। विवरण कार्यप्रणाली पर छोड़ दिया गया है। लेकिन यह प्रस्ताव के रणनीतिक तत्वों को प्रस्तुत करता है और उनके पक्ष में तर्क देता है।
कार्यप्रणाली। यह खंड कुछ विस्तार से विकसित करता है कि दृष्टिकोण कैसे किया जाएगा। विस्तार का स्तर क्लाइंट को यह समझाने के लिए पर्याप्त होना चाहिए कि सूक्ष्मता में उलझे बिना क्या होगा।
बोलीदाता की योग्यता। यह खंड दस्तावेज प्रस्तुत करता है कि इस बोलीदाता को योग्यता, पिछले इतिहास और अतीत में इसी तरह की नौकरियों की सफल उपलब्धि के आधार पर क्यों चुना जाना चाहिए।
अनुसूची और बेंचमार्क। नौकरी के प्रमुख तत्व यहां एक समय रेखा के सामने प्रदर्शित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो मध्यवर्ती उद्देश्यों की सफल उपलब्धि को इंगित करने के लिए विशिष्ट बेंचमार्क की पहचान की जाती है।
लागत प्रस्ताव, भुगतान अनुसूचियां और कानूनी मामले। बोलीदाता आरएफपी में जितना आवश्यक हो उतना विवरण प्रस्तुत करके अपनी बात समाप्त करता है। जब बोलीदाता काम के आगे बढ़ने पर आंशिक भुगतान प्राप्त करने की अपेक्षा करता है तो विशेष रूप से पिन-पॉइंट करना हमेशा बुद्धिमानी है। यदि कानूनी मामले शामिल हैं, तो उन्हें यहां रखा जा सकता है। यदि वे लंबे हैं, तो वे अपने स्वयं के एक वर्ग के योग्य हो सकते हैं।

सफल प्रस्ताव

सफल प्रस्ताव, सबसे बढ़कर, जिसे ग्राहक 'उत्तरदायी' के रूप में वर्णित करते हैं, जिसका अर्थ है कि बोलीदाता ने अपना होमवर्क किया है, ग्राहक की जरूरतों और आकांक्षाओं से पूरी तरह परिचित है, और आरएफपी के सभी पहलुओं पर ध्यान से प्रतिक्रिया दी है। प्रस्तुति की दृश्य अपील या यहां तक कि इसके लेखन की तरलता की तुलना में जवाबदेही अंततः बहुत अधिक महत्वपूर्ण है, बाकी सब समान है। एक सुंदर और अच्छी तरह से लिखा गया प्रस्ताव जो ग्राहक की परियोजना के प्रमुख तत्वों को याद करता है या अनदेखा करता है, वह एक सुस्त प्रस्ताव से हार जाएगा जो अन्यथा उत्तरदायी है। में लेखन लॉस एंजिल्स बिजनेस जर्नल , शेरोन बर्मन ने कहा कि 'अपना गृहकार्य करने और आवश्यक तैयारी करने से सभी फर्क पड़ सकते हैं। यह विशेष रूप से एक पेशेवर प्रस्ताव तैयार करने के लिए आवश्यक भारी समय और प्रयास के आलोक में महत्वपूर्ण है।' प्रमुख निर्णयकर्ताओं के साथ समय से पहले बैठक करना और यह निर्धारित करने के लिए जांच प्रश्न पूछना कि वे क्या देख रहे हैं, न्यूनतम तैयारी है। कहने की जरूरत नहीं है कि प्रतिस्पर्धी मूल्य हमेशा समान दावेदारों के बीच अंतिम निर्धारक होता है।