यह लगभग 2020 है और हमारे संवाद करने के तरीके में प्रौद्योगिकी बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यह निश्चित रूप से उपभोक्ताओं और व्यवसायी लोगों दोनों के रूप में सच है। जबकि संचार निश्चित रूप से व्यवसाय के मूल में है, यह आपके लिए सबसे बड़ा दर्द बिंदु भी बन सकता है यदि इसे कुशल तरीके से नहीं किया जाता है। फोन कॉल, उदाहरण के लिए, जब तक शेड्यूल नहीं किया जाता है, और यह एक वास्तविक समय हो सकता है और डिजिटल संचार के युग में ज्यादातर अनावश्यक हैं।
वॉयस मैसेजिंग, उर्फ किसी को आपकी आवाज की रिकॉर्डिंग भेजना, जैसा कि उन्हें एक नियमित पाठ संदेश भेजने का विरोध है, उपयुक्त होने पर मददगार हो सकता है, लेकिन गलत या बहुत बार उपयोग किए जाने पर अविश्वसनीय रूप से कष्टप्रद और दखल देने वाला भी हो सकता है।
तो आवाज का उपयोग करना कब प्रभावी होता है और कब कष्टप्रद होता है?
पहले, हमेशा की तरह, अपने दर्शकों के बारे में सोचें।
यह अंगूठे का एक बहुत ही सामान्य नियम है और यह पूरे बोर्ड में संचार और उससे आगे के साथ लागू होता है। अब आप जो कुछ भी कर रहे हैं, हालाँकि आप संवाद करने वाले हैं, दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति के बारे में सोचें।
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यदि व्यक्ति, उदाहरण के लिए, एक बैठक में है, तो शायद उन्हें एक के बाद एक 10 संदेश भेजना एक अच्छा विचार नहीं है? सोचें कि फिर यह उनके अंत में कैसे प्राप्त होता है। अच्छा मौका है कि उनके अंत में सूचनाएं सक्षम हों, शायद ध्वनि भी। एक संदेश, एक अधिसूचना को नजरअंदाज किया जा सकता है और वह व्यक्ति अपनी बैठक जारी रख सकता है। 10? इतना नहीं।
ध्वनि संदेशों के लिए व्यक्ति को सुनने की आवश्यकता होती है, जिसका अर्थ है कि उन्हें संलग्न होने के लिए अपनी बैठक को रोकना होगा। एक साधारण 'क्या आप किसी चीज़ के बीच में हैं या वॉयस नोट भेजना ठीक है?' पर्याप्त होगा।
हमेशा दर्शकों के बारे में सोचें।
क्या आप अपना समय मेरे ऊपर प्राथमिकता दे रहे हैं?
गहरे स्तर पर, जब आप मुझे खुले में बुलाते हैं, और फिर, हम एक व्यावसायिक संदर्भ में बात कर रहे हैं, आपसे बात नहीं कर रहे हैं, माँ, आप संक्षेप में कह रही हैं 'मैं अभी बात करना चाहता हूं और मुझे परवाह नहीं है कि क्या आप ऐसा इसलिए कर रहे हैं क्योंकि मुझे अभी बात करनी है, इसलिए रुकिए और जवाब दीजिए।'
वॉयस नोट्स अलग नहीं हैं। मैं इसे केवल पढ़ नहीं सकता और अनदेखा या संलग्न करना चुन सकता हूं। हां, मैं संदेश या कॉल को पूरी तरह से अनदेखा कर सकता हूं, लेकिन मेरी राय में, यह मेरी ओर से असभ्य है, और साथ ही, बहुत ज़िम्मेदार नहीं है क्योंकि यह कुछ महत्वपूर्ण हो सकता है जिसे मुझे वास्तव में समय पर जानना चाहिए।
यदि आप पाठ करते हैं, तो मैं आपके द्वारा लिखे गए लेख को समाप्त करते हुए आपका संदेश पढ़ सकता हूं और उसके बाद जवाब देना चुन सकता हूं। यदि आप कोई वॉइस नोट या कॉल भेजते हैं, तो मुझे सुनने या उत्तर देने के लिए जो मैं कर रहा हूं उसे रोकना होगा। तो हाँ, आप मूल रूप से अपने समय को मेरे ऊपर प्राथमिकता दे रहे हैं और यह ठीक नहीं है। अन्य लोगों का समय न चुराएं, संवाद करें जैसे कि यह लगभग २०२० है और विचारशील रहें।
क्या यह एक आकस्मिक बातचीत है या ऐसा कुछ है जिस पर मुझे पूरा ध्यान देने की आवश्यकता है?
अब, स्पष्ट होने के लिए, मुझे लगता है कि मैं ध्वनि-विरोधी संदेश हूं। जिस किसी ने भी मुझसे कभी व्हाट्सएप पर बात की है, वह जानता है कि ऐसा नहीं है। यदि मैं जिस विशिष्ट परिदृश्य में हूं, वह उपयुक्त है और बातचीत के लिए आपको मेरा स्वर सुनने की आवश्यकता है, तो ध्वनि संदेश बहुत प्रभावी हो सकते हैं।
यहां महत्वपूर्ण बात यह है कि, अधिकांश चीजों की तरह, ध्वनि संदेश बहुत अच्छे हो सकते हैं यदि उनका उचित उपयोग किया जाए और उनका दुरुपयोग न किया जाए।
यदि आप किसी को नमस्ते कहना चाहते हैं या उन्हें बताना चाहते हैं कि आप उनके बारे में सोच रहे हैं, तो एक वाक्य का पाठ काम कर सकता है, उसके लिए वॉयस नोट भेजने की आवश्यकता नहीं है।
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सामान्य तौर पर, यह सब बहुत सरल है और सामान्य ज्ञान होना चाहिए, जैसा कि हम सभी जानते हैं कि आज बहुत आम नहीं है।
संचार का अपना रूप चुनते समय, न केवल अपनी आवश्यकताओं और सुविधा को ध्यान में रखें, बल्कि उस व्यक्ति के बारे में भी सोचें जिसके साथ आप संवाद कर रहे हैं। क्या यह इतना कठिन है?
इसके अलावा, अगर आप अभी सोच रहे हैं, 'वाह, ये सभी नियम, इस आदमी को थोड़ा आराम करने की ज़रूरत है', ठीक है, आप शायद सही हैं, लेकिन जब आपको दिन भर में बहुत सारे संदेश मिलते हैं (जो हम सभी करते हैं।) और यह आपकी उत्पादकता को प्रभावित करता है, जिस तरह से हम संवाद करते हैं उस पर चर्चा करने की आवश्यकता है।
