मेरे इनबॉक्स में अभी 93 ईमेल हैं, जिनमें से 15 अपठित हैं। आपके पास कितने हैं?
पिछले कुछ वर्षों में, इनबॉक्स ज़ीरो एक लोकप्रिय समय प्रबंधन तकनीक के रूप में उभरा है। मर्लिन मान द्वारा विकसित, इनबॉक्स ज़ीरो आपके ईमेल इनबॉक्स को हर समय खाली रखने की वकालत करता है। इनबॉक्स ज़ीरो के अधिवक्ताओं, डींग मारते हैं कि वे हममें से बाकी लोगों से बेहतर हैं। क्योंकि वे एक खाली इनबॉक्स को बनाए रखने में सक्षम हैं, उन्होंने एक अव्यवस्थित मस्तिष्क प्राप्त किया है और महत्वपूर्ण चीजों पर बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
यह मुझे पागल कर देता है। इनबॉक्स ज़ीरो समय की पूरी बर्बादी है। मैं खुद को इस दुनिया में केवल कुछ ही चीजों का विशेषज्ञ मानता हूं, और समय प्रबंधन उनमें से एक है। एक इनबॉक्स जो वर्तमान और न्यूनतम है वास्तव में मूल्यवान है, लेकिन यह सुनिश्चित करना कि मेरा इनबॉक्स शून्य पर दैनिक है, बेकार और विचलित करने वाला है।
यहां पांच समय प्रबंधन तकनीकें दी गई हैं जिन्हें मैं सप्ताह के किसी भी दिन इनबॉक्स ज़ीरो पर चुनूंगा:
1. बुमेरांग
बूमरैंग एक जीमेल एक्सटेंशन है। यह एकमात्र सर्वश्रेष्ठ समय प्रबंधन उपकरण है जिसे मैंने अपने पेशेवर करियर में खोजा है। यदि आप अपने द्वारा भेजे गए ईमेल के उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आप यह चुन सकते हैं कि वह ईमेल आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर आपकी पसंद की किसी बाद की तिथि और समय पर दिखाई दे, यदि आपको उस समय तक कोई उत्तर प्राप्त नहीं हुआ है। आप दिन के किसी भी समय एक ईमेल भी लिख सकते हैं, और उसे बाद की तारीख में भेज सकते हैं। मैं अक्सर रात 11 बजे या सुबह 6 बजे ईमेल लिखता हूं, और बुमेरांग का उपयोग करके उन्हें काम के घंटे भेज देता हूं, ताकि मेरे साथियों को परेशान न किया जा सके।
2. ट्रेलो
ट्रेलो एक निःशुल्क कार्य प्रबंधन उपकरण है, जो वेब और मोबाइल दोनों पर उपलब्ध है। ट्रेलो आपको कार्यों को प्राथमिकता देने और विभिन्न सूचियाँ बनाने की अनुमति देता है। आपके पास 'टू डू टुडे' लिस्ट, 'कॉल टू मेक' लिस्ट, और बहुत कुछ हो सकता है। विकल्प अंतहीन हैं।
आप किसी भी ईमेल को ट्रेलो को अग्रेषित भी कर सकते हैं। ट्रेलो बोर्ड के अंदर, 'मेनू दिखाएँ', फिर 'अधिक', फिर 'ईमेल-टू-बोर्ड सेटिंग्स' पर क्लिक करें। आपको एक अद्वितीय ईमेल पता मिलेगा। किसी भी ईमेल को इस ईमेल पते पर अग्रेषित करें और वे आपके ट्रेलो बोर्ड में जुड़ जाएंगे।
यह उन सभी ईमेल के लिए अत्यधिक उपयोगी है जो वास्तव में 'टू-डू' आइटम हैं, और जो आवश्यक रूप से समय संवेदनशील नहीं हैं, लेकिन जिन्हें आप किसी बिंदु पर संबोधित करना चाहते हैं।
3. ईमेल फ़िल्टर और सदस्यता समाप्त करें
ये दोनों एक ही उद्देश्य की पूर्ति करते हैं-- इनबॉक्स को छोड़ दें। ईमेल सूचियों से सदस्यता समाप्त करने में समय लगता है, लेकिन यह एक जबरदस्त समय बचाने वाला और निवेश के लायक है। उन ईमेल के लिए जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं लेकिन पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, जैसे आपके पसंदीदा स्टोर और मेलिंग सूचियों के कूपन, अपना इनबॉक्स छोड़ने और सीधे ईमेल लेबल पर जाने के लिए एक ईमेल फ़िल्टर सेट करें।
मेरे पास 'छूट और ऑफ़र' नाम का एक लेबल है। इस तरह, जब भी मैं छूट के लिए बाज़ार में होता हूँ, मैं बस इस फ़ोल्डर में जाता हूँ और देखता हूँ कि क्या उपलब्ध है।
4. शीर्ष तीन सूची
ईमेल आते ही पढ़ना पूरी तरह से मनमाना और प्रतिक्रियाशील है - प्राथमिकता और सक्रिय के विपरीत।
दिन भर अपने ईमेल पर हथकड़ी लगाने के बजाय, हर सुबह शीर्ष तीन व्यवसाय और शीर्ष तीन व्यक्तिगत कार्यों के साथ एक सूची बनाएं, जिन्हें आप दिन के अंत तक पूरा करने का लक्ष्य रखते हैं। मैं अपनी शीर्ष तीन सूचियाँ ट्रेलो में रखता हूँ। कागज भी काम करता है, जैसा कि आप सूची रखने के लिए किसी अन्य स्थान पर करते हैं। कार्यों को पूरा करने के लिए काफी छोटा होना चाहिए।
यदि आपको एक प्रदर्शन समीक्षा लिखनी है और यह एक सप्ताह में होने वाली है, तो शीर्ष तीन कार्य आज उस पर 30 मिनट खर्च करना हो सकता है।
5. सभी ईमेल सूचनाएं बंद करें
आप जानते हैं कि आप कौन हैं-- अगर आप अपने फोन या घड़ी की जांच किए बिना बातचीत नहीं कर सकते हैं, तो मुझसे वादा करें कि आप आज 10 मिनट का समय लेंगे और सूचनाएं बंद कर देंगे।
मेरा मानना है कि लैपटॉप पर शून्य सूचनाएं होनी चाहिए, और फोन पर केवल पाठ संदेश सूचनाएं होनी चाहिए। केवल तुरंत उत्तर देने के लिए ईमेल को लगातार खोलना या इसे अपने इनबॉक्स से बाहर निकालना, भले ही आप इसे किसी अन्य दिन तक बंद करने के लिए बुमेरांग का उपयोग करने जा रहे हों, इसके लिए नॉन-स्टॉप कार्य स्विचिंग की आवश्यकता होती है।
अनुसंधान ने साबित कर दिया है कि मल्टीटास्किंग अक्षम है, और हममें से जो एक कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, वे एक बड़े लाभ पर हैं। यदि आप सभी सूचनाओं को बंद करने के लिए स्वयं को नहीं ला सकते हैं, तो जितना हो सके बंद करें।
6. बस ना कहो
और अंत में, अगर बाकी सब विफल हो जाता है, तो बस ना कहें। यह एक मिथक है कि आपको सभी अनुरोधों पर ध्यान देना चाहिए।
असभ्य और भूतिया लोग मत बनो, लेकिन अगर आपके पास कोई ऐसा कार्य है जो इस सप्ताह करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण नहीं लगता है, तो उस व्यक्ति को बताएं कि आप उनकी मदद नहीं कर सकते। या, उनकी मदद करने का कोई तरीका खोजें जिसमें आपका पांच मिनट या उससे कम समय लगे। और, यदि आप किसी अन्य व्यक्ति को जानते हैं जो कार्य करने के अवसर को महत्व दे सकता है, तो देखें कि क्या आप सहयोग कर सकते हैं और कार्य को करने के लिए दूसरों को शामिल कर सकते हैं।
