एक प्रभावी व्यावसायिक ईमेल तैयार करना एक खोई हुई कला बन गया है। अधिक से अधिक पेशेवर अवैयक्तिक या बिना अभिवादन, गलत वर्तनी, संरचना की कमी और अस्पष्ट सामग्री के साथ पत्राचार प्राप्त कर रहे हैं। ये खराब तरीके से लिखे गए ईमेल प्रेषक पर बुरी तरह से प्रतिबिंबित हो सकते हैं या किसी को उनके साथ व्यापार करने से हतोत्साहित कर सकते हैं।
इसलिए इस पर ध्यान देना बहुत जरूरी है शिष्टाचार और सर्वोत्तम अभ्यास ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक संपर्कों, सहकर्मियों और कर्मचारियों के साथ संवाद करते समय। नीचे, बिजनेस लीडर्स के एक समूह ने सही बिजनेस ईमेल लिखने के लिए अपनी युक्तियां साझा कीं और प्रत्येक टिप इतना प्रभावी क्यों है।
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एक स्पष्ट और प्रासंगिक विषय पंक्ति का प्रयोग करें।
आपके पास दुनिया का सबसे अच्छा ईमेल हो सकता है, लेकिन अगर आपकी विषय पंक्ति सपाट हो जाती है, तो संभवतः यह कभी नहीं खुलेगी। इसलिए आपके ईमेल की विषय पंक्ति इतनी महत्वपूर्ण है।
'अस्पष्ट या सामान्य विषय पंक्तियों से बचें और सुनिश्चित करें कि यह स्पष्ट है कि आप क्या चर्चा कर रहे हैं,' कालिन कसाबोव, संस्थापक और सीईओ कहते हैं प्रोटेक्स्टिंग . 'यदि यह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए संदेश है जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो आप संदर्भ का उल्लेख कर सकते हैं, जैसे 'Re: Our Conversation at the XYZ Virtual कॉन्फ़्रेंस।'
इसे छोटा रखें।
आपके इनबॉक्स में इतने सारे ईमेल आने के साथ, आप शायद एक लंबा, बहु-पैराग्राफ ईमेल पढ़ने का आनंद नहीं लेंगे - और न ही वह व्यक्ति जिसे आप ईमेल कर रहे हैं, सह-संस्थापक और अध्यक्ष केल्सी रेमंड कहते हैं प्रभाव एंड कंपनी
रेमंड कहते हैं, 'यदि आप खुद को ईमेल में चार पैराग्राफ से ऊपर लिखते हुए पाते हैं, तो पूछें कि क्या यह फोन कॉल के रूप में बेहतर होगा।
उन्हें बताओ क्यों।
अधिकांश ईमेल किसी व्यक्ति द्वारा इसे पढ़ने के बाद विशिष्ट कार्रवाई करने के बारे में होते हैं। चाहे आप किसी सहकर्मी से कुछ मांग रहे हों या किसी संभावित व्यक्ति को अपनी सेवाएं दे रहे हों, उन्हें बताएं कि आप अनुरोध क्यों कर रहे हैं।
'उदाहरण के लिए, 'अरे क्लारा, क्या आप कंपनी ए को हमारी पिच में मदद करने के लिए उस स्प्रैडशीट के माध्यम से जा सकते हैं,' या 'हाय मार्क, हमारी सेवाएं आपकी बिक्री फ़नल की ओर बढ़ेंगी। यदि आप रुचि रखते हैं, तो बात करते हैं, '' के सह-संस्थापक सैमुअल थिमोथी कहते हैं वनआईएमएस . 'यदि आप उनके लिए इसमें जो कुछ भी बेच सकते हैं, आप उन्हें प्रभावित करते हैं।'
कॉल टू एक्शन जोड़ें।
अपने ईमेल के पीछे का कारण समझाने के अलावा, अंत में कॉल टू एक्शन (CTA) जोड़ना सुनिश्चित करें, स्टेफ़नी वेल्स, सह-संस्थापक और सीटीओ कहते हैं दुर्जेय रूप .
वेल्स कहते हैं, 'सीटीए जोड़ने से आपके ग्राहकों को कहीं और नेविगेट करने की सुविधा मिलती है ताकि वे अपने ब्रांड के साथ अपने इनबॉक्स के बाहर जुड़ना जारी रख सकें। 'आपकी वेबसाइट से लिंक करने से वहां लक्षित ट्रैफ़िक आएगा और ग्राहकों को बिक्री फ़नल के माध्यम से ले जाया जाएगा ताकि आप अपने रूपांतरणों को बढ़ा सकें।'
मिलनसार और उत्साहित रहें।
टेक्स्ट-आधारित माध्यमों के माध्यम से किसी व्यक्ति के स्वर और भावनाओं की व्याख्या करना अक्सर मुश्किल होता है, इसलिए मैट विल्सन, सह-संस्थापक अंडर ३० अनुभव , किसी भी संभावित गलतफहमी को दूर करने के लिए अतिरिक्त मित्रवत और उत्साहित होने की सिफारिश करता है।
'अपने ईमेल की सामग्री में बहुत प्रत्यक्ष रहें, लेकिन यदि आप अतिरिक्त उत्साह या विस्मयादिबोधक के साथ शुरू और समाप्त करते हैं, तो इससे किसी को ईमेल के स्वर को और अधिक सकारात्मक समझने में मदद मिल सकती है,' विल्सन कहते हैं। 'जब लोग थके हुए या आलसी होते हैं, तो वे भूल जाते हैं कि ईमेल अक्सर अच्छी तरह से नहीं आता है और परेशानी में पड़ जाता है।'
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इसे निजीकृत करें और इसे प्रासंगिक बनाएं।
निकोल मुनोज़, संस्थापक और सीईओ CEO निकोल मुनोज़ परामर्श , पेशेवरों को अपने व्यावसायिक ईमेल में वैयक्तिकरण और सामाजिक प्रमाण शामिल करने की सलाह देता है।
मुनोज़ बताते हैं, 'लोग जानना चाहते हैं कि ईमेल पढ़ने का एक अच्छा कारण है और उनका समय अच्छी तरह व्यतीत हो रहा है। 'यह दिखाने के लिए, सुनिश्चित करें कि ईमेल उनके लिए प्रासंगिक है।'
विभिन्न विषय पंक्तियों का परीक्षण करें और कॉपी करें।
जब रूबेन योनातन, के संस्थापक सास लिस्ट , और उनकी टीम अतिथि पोस्ट को पिच करने वाले ईमेल भेज रही थी, उन्होंने सीखा कि विभिन्न तत्वों का परीक्षण करके और परिणामों को ट्रैक करके सही ईमेल पिच कैसे तैयार किया जाए।
योनातन कहते हैं, 'उदाहरण के लिए, हमने देखा कि जब हमने एक शीर्षक के लिए दो विकल्प दिए, तो हमें अधिक जुड़ाव मिला।' 'कुछ परीक्षण और त्रुटि, विश्लेषण और समायोजन के साथ, आपको अपने उद्देश्य के लिए एक आदर्श व्यावसायिक ईमेल तैयार करने में मदद करेंगे।'
पहले ड्राफ़्ट करें, फिर प्राप्तकर्ता का ईमेल जोड़ें।
बुरी तरह से लिखे गए ईमेल से भी बदतर चीज? एक अर्ध-लिखित ईमेल जो अनजाने में पूरा होने से पहले भेज दिया गया है। इस दुर्घटना से बचने के लिए, के संस्थापक और सीईओ डायना गुडविन, मार्केटबॉक्स , हमेशा ईमेल का मुख्य भाग और विषय पंक्ति पहले लिखता है, फिर प्राप्तकर्ता के ईमेल को अंतिम चरण के रूप में जोड़ता है।
गुडविन कहते हैं, 'यहां तक कि जब मैं जल्दी में होता हूं, तब भी ईमेल हमेशा किसी आकस्मिक या समय से पहले ईमेल भेजने से बचने के लिए अंतिम होता है।' जीमेल में 'भेजना पूर्ववत करें' चालू होना भी एक जीवन रक्षक है।
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