ई-मेल व्यापार की दुनिया में सबसे आम दस्तावेज हैं। दुर्भाग्य से, कई ई-मेल इतने खराब तरीके से लिखे गए हैं कि प्राप्तकर्ताओं को यह पता लगाने के लिए संघर्ष करना पड़ता है कि वे ई-मेल क्यों पढ़ रहे हैं और वे इसके बारे में क्या करने वाले हैं।
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काम पूरा करने वाले ई-मेल लिखने का एक आसान तरीका यहां दिया गया है।
1. किसी विशेष निर्णय को ध्यान में रखें।
एक ई-मेल का लक्ष्य है हमेशा प्राप्तकर्ता (ओं) को किसी प्रकार का निर्णय लेने के लिए प्राप्त करना। अन्यथा, इसे लिखने से परेशान क्यों?
इसलिए कुछ भी लिखने से पहले खुद से पूछें: बिल्कुल सही मैं प्राप्तकर्ता को क्या निर्णय लेना चाहता हूं?
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जैसा कि सभी व्यावसायिक लेखन में होता है, अस्पष्टता उपयोगी के विपरीत होती है। लक्ष्य जितना स्पष्ट होगा, आपका ई-मेल उतना ही अधिक आश्वस्त होगा।
2. अपना निष्कर्ष लिखकर प्रारंभ करें।
आपका निष्कर्ष आपके ई-मेल की सामग्री के आधार पर उस निर्णय का विवरण है जिसे आप प्राप्तकर्ता से लेना चाहते हैं।
स्कूल में, उन्होंने शायद आपको एक परिचय के साथ शुरू करना और एक निष्कर्ष के साथ समाप्त करना सिखाया। गलत।
व्यापार जगत में किसी के पास विचार के विकास से भटकने का समय नहीं है। यदि आप उन्हें तुरंत ई-मेल का कारण नहीं बताते हैं, तो संभावना है कि वे आगे बढ़ जाएंगे।
तो आप अपने निष्कर्ष से शुरू करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपका लक्ष्य अपने बॉस से इन-हाउस जिम की स्वीकृति प्राप्त करना है।
गलत:
जिम,
जैसा कि आप जानते हैं, कर्मचारियों की अनुपस्थिति को आम तौर पर हमारी कंपनी और हमारे उद्योगों में अन्य कंपनियों में, एक तीव्र वित्तीय प्रभाव के साथ चल रही समस्या के रूप में पहचाना जाता है। [यादा, यादा, यादा] इसलिए, हमें अपने मुख्यालय की सुविधा में जिम की स्थापना के लिए धन आवंटित करने पर विचार करना चाहिए।
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सही:
जिम,
मैं चाहता हूं कि आप इन-हाउस जिम की स्थापना को मंजूरी दें।
3. अपने समर्थन तर्क को 'सुपाच्य विखंडू' में संरचित करें।
एक बार जब आप अपना निष्कर्ष बता देते हैं, तो उन तर्कों को मार्शल करें जो आपके निष्कर्ष का समर्थन करते हैं (यानी वह निर्णय जो आप करना चाहते हैं)। अपने तर्कों को 'सुपाच्य' बनाने के लिए, उन्हें छोटे 'टुकड़ों' में तोड़ दें, और प्रत्येक बिंदु को एक समान प्रारूप और वाक्य संरचना के साथ प्रस्तुत करें।
गलत:
हाल ही में प्रकाशित एक सरकारी रिपोर्ट के अनुसार, समूह शारीरिक फिटनेस अत्यंत महत्वपूर्ण है, भले ही बहुत कम कंपनियां वास्तव में इसके प्रति प्रतिबद्धता प्रदर्शित करती हैं! कई फर्में शारीरिक फिटनेस को एक कम मूल्य वाली प्रतिस्पर्धी संपत्ति के रूप में पहचानती हैं, लेकिन इस क्षेत्र में सुधार की कोई योजना नहीं है, भले ही शारीरिक फिटनेस कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत आर्थिक और व्यक्तिगत सफलता से मजबूती से जुड़ी हो। मुझे लगता है कि अगर हम शारीरिक फिटनेस के मुद्दे को संबोधित नहीं करते हैं क्योंकि यह कार्यस्थल की उत्पादकता को बढ़ाता है, तो हम पीछे रह जाएंगे।
सही:
एक इन-हाउस जिम होगा:
- अनुपस्थिति को कम करें।
- समग्र उत्पादकता बढ़ाएँ।
4. प्रत्येक तर्क को साक्ष्य के साथ मजबूत करें।
यह कहा गया है कि हर किसी के पास दो चीजें होती हैं: एक दबानेवाला यंत्र और एक राय। जब तक आप तथ्यों को प्रदान नहीं करते हैं जो आपके तर्कों का समर्थन करते हैं, आपका ई-मेल एक विशाल, राय बन जाता है और इसलिए, प्राप्तकर्ता की नजर में, आप शायद एक, विशाल की तरह प्रतीत होंगे ... ठीक है ... .
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गलत:
एक इन-हाउस जिम अनुपस्थिति को कम करेगा क्योंकि तब लोग घर पर रहने के बजाय काम पर आना चाहेंगे और वे इतने बीमार नहीं होंगे।
सही:
- अनुपस्थिति को कम करें। 1,000 फर्मों के राष्ट्रीय स्वास्थ्य संस्थान के सर्वेक्षण के अनुसार, इन-हाउस जिम वाली कंपनियां ऐसी सुविधाओं की कमी वाले लोगों की तुलना में 20% कम अनुपस्थिति का अनुभव करती हैं।
5. अपने निष्कर्ष को 'कॉल टू एक्शन' के रूप में दोहराएं।
ई-मेल के अंत में, निष्कर्ष को इस तरह से पुनर्व्यवस्थित करें जो प्राप्तकर्ता को अगला कदम प्रदान करता है जो प्राप्तकर्ता को लेना चाहिए, यह मानते हुए कि प्राप्तकर्ता अब आपके तर्कों और सबूतों के आधार पर आपके निष्कर्ष से सहमत है। इसे सरल और विशिष्ट रखें।
गलत:
इस परियोजना के लिए आपके समर्थन की बहुत सराहना की जाएगी।
सही:
यदि आप अपनी स्वीकृति से इस ई-मेल का उत्तर देते हैं, तो मैं प्रक्रिया शुरू कर दूंगा।
6. सब्जेक्ट लाइन में बेनिफिट चिपकाएं।
आपकी विषय पंक्ति (उर्फ 'शीर्षक') एक ई-मेल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, यही कारण है कि आप अपने निष्कर्ष और उस निष्कर्ष का समर्थन करने वाले तर्कों और साक्ष्य दोनों को लिखने के बाद इसे अंतिम रूप से लिखते हैं।
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आदर्श रूप से, एक विषय पंक्ति को दो महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करना चाहिए: 1) प्राप्तकर्ता को पर्याप्त रुचि दें ताकि ई-मेल खुल जाए और पढ़ें, और 2) उस निष्कर्ष को इंगित करें जिसे आप प्राप्तकर्ता को स्वीकार करना चाहते हैं।
ज्यादातर मामलों में, दोनों कार्यों को पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका एक लाभ (या लाभ) को समाहित करना है जो उस निर्णय के परिणामस्वरूप होगा जो आप प्राप्तकर्ता से करना चाहते हैं।
गलत:
विषय: इन-हाउस कर्मचारी स्वास्थ्य कार्यक्रमों का स्वास्थ्य प्रभाव
सही:
विषय: हम अनुपस्थिति को कैसे कम कर सकते हैं
इसे पूरा करने के लिए, ये दो ई-मेल हैं:
गलत:
सेवा मेरे: Jim@Acme.com
विषय: इन-हाउस कर्मचारी स्वास्थ्य कार्यक्रमों का स्वास्थ्य प्रभाव
जिम,
जैसा कि आप जानते हैं, कर्मचारियों की अनुपस्थिति को आम तौर पर हमारी कंपनी और हमारे उद्योगों में अन्य कंपनियों में, एक तीव्र वित्तीय प्रभाव के साथ चल रही समस्या के रूप में पहचाना जाता है। एक इन-हाउस जिम अनुपस्थिति को कम करेगा क्योंकि तब लोग घर पर रहने के बजाय काम पर आना चाहेंगे और वे इतने बीमार नहीं होंगे। इसलिए हमें अपने मुख्यालय में एक जिम की स्थापना के लिए धन आवंटित करने पर विचार करना चाहिए। इस परियोजना के लिए आपके समर्थन की बहुत सराहना की जाएगी।
जील
क्या एचजीटीवी पर माइक होम्स शादीशुदा हैं?
सही:
सेवा मेरे: Jim@Acme.com
विषय: हम अनुपस्थिति को कैसे कम कर सकते हैं
जिम,
मैं चाहता हूं कि आप इन-हाउस जिम की स्थापना को मंजूरी दें। यह करेगा:
- अनुपस्थिति को कम करें। 1,000 फर्मों के राष्ट्रीय स्वास्थ्य संस्थान के सर्वेक्षण के अनुसार, इन-हाउस जिम वाली कंपनियां ऐसी सुविधाओं की कमी वाले लोगों की तुलना में 20% कम अनुपस्थिति का अनुभव करती हैं।
- उत्पादकता बढाओ। हमारे उद्योग में अन्य फर्मों की तुलना में हमारे पास ५०% अधिक अनुपस्थिति है, इसलिए उस संख्या को २०% कम करने से स्वचालित रूप से हमारी उत्पादकता में १०% की वृद्धि होगी।
यदि आप अपनी स्वीकृति से इस ई-मेल का उत्तर देते हैं, तो मैं प्रक्रिया शुरू कर दूंगा।
जील
गंभीरता से, आपको लगता है कि दो ई-मेल में से कौन सा आपके एजेंडे को आगे बढ़ाने की अधिक संभावना है?
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