ऐसे दिन होते हैं जब मुझे लगता है कि मैं ईमेल में डूब रहा हूं। मैं हर एक को समय पर ढंग से जवाब नहीं दे सकता। इसलिए जब मैं अंततः उन ईमेल का जवाब देने के लिए समय निकाल पाता हूं, तो मेरी उंगलियां स्वतः ही यह वाक्यांश लिखना शुरू कर देती हैं: 'देरी से उत्तर के लिए क्षमा करें...'
मुझे पता है कि मैं अकेला नहीं हूँ।
ईमेल संस्कृति में ये पांच शब्द इतने आम हो गए हैं, वे हाल ही में एक व्यंग्यपूर्ण चिल्लाहट और मुरमर्स कॉलम का विषय भी थे न्यू यॉर्क वाला सुज़ाना वोल्फ द्वारा।
देरी से प्रतिक्रिया देने के लिए माफ करें। जब मेरी डेट बाथरूम में थी, तब मैंने आपके फोन पर आपका ई-मेल खोला, लेकिन फिर मैंने देखा कि इसके लिए 'हां' या 'नहीं' के जवाब से ज्यादा की जरूरत थी, फैसला किया कि यह बहुत अधिक काम था, इसे अपठित के रूप में चिह्नित किया, और फिर इसके बारे में अभी तक पूरी तरह से भूल गया!
मेरे द्वारा उत्तर दिए गए प्रत्येक ईमेल में सॉरी-फॉर-द-देरी-उत्तर भाषा को फोल्ड करने का आग्रह मजबूत है। भले ही मैं अगले दिन जितनी जल्दी प्रतिक्रिया दे रहा हूं, मुझे अपने विलंबित उत्तर के लिए माफी मांगने में खुद को खुजली महसूस होती है।
हमें यह कहना बंद करने की जरूरत है, जैसा कि मेलिसा डाहल बताती हैं हम का विज्ञान . क्योंकि ईमेल शायद ही कभी इतने जरूरी होते हैं कि हमें देरी से जवाब देने के लिए माफी मांगनी पड़े। हर ईमेल का तुरंत जवाब न देने के लिए माफी मांगने में असली समस्या? यह मिसाल कायम करता है कि हमें हर ईमेल का तुरंत जवाब देना चाहिए। यदि आप उचित समय सीमा के भीतर उत्तर देते हैं, तो क्षमा मांगने के लिए क्या है?
लेकिन चूंकि सॉरी-फॉर-द-देरी-रिप्लाई इतना आम है, हम इस आदत को कैसे तोड़ें? यहाँ कुछ विचार हैं।
अपनी ईमेलिंग को टाइम-ब्लॉक करें
जैसे ही वे आते हैं हम सभी ईमेल का तुरंत जवाब नहीं दे सकते। इससे हमें जब भी समय मिलता है, तो हम उन उत्तरों को निचोड़ लेते हैं, जो कुछ समय के लिए हो सकता है, जो हमें खतरनाक सॉरी-फॉर-द-देरी-रिप्लाई ट्रैप में ले जा सकता है।
इसके बजाय, प्रत्येक दिन एक निश्चित समय को अवरुद्ध करने का प्रयास करें जिसमें आप ईमेल का जवाब देते हैं। एक टाइम ब्लॉकिंग टू-डू लिस्ट सिस्टम का पालन करके, आप अपने दिन की कुछ निश्चित अवधियों को कुछ कार्यों के लिए निर्धारित करते हैं। उस ईमेल का तुरंत उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है, या बाद में उत्तर देने के लिए याद रखने का प्रयास करें। इसके बजाय, अपने दिन में समय के ब्लॉक के दौरान उत्तर दें जिसे आपने ईमेल करने के लिए निर्दिष्ट किया है। समय प्रबंधन विशेषज्ञ केविन क्रूस ने कहा, 'जब हमारे सभी कार्यों को एक विशिष्ट तिथि, समय और अवधि में रखा जाता है, तो हम यह जानकर अधिक अच्छी तरह से सोते हैं कि जो कुछ करने की आवश्यकता है वह उसके स्थान पर है।' फास्ट कंपनी .
सॉरी बोलना बंद करो
यदि आप ठंडे बस्ते में जाना चाहते हैं और एक बार और सभी के लिए माफी मांगना बंद करना चाहते हैं, तो जीमेल के लिए एक क्रोम प्लग-इन है जो मदद कर सकता है। यह वर्तनी-जांच की तरह है, लेकिन गलत वर्तनी को पकड़ने के बजाय, यह 'सॉरी' और 'जस्ट' जैसे सटीक शब्दों को पकड़ लेता है। बुला हुआ जस्ट नॉट सॉरी , यदि आप कोई ईमेल टाइप कर रहे हैं और माफी क्यों मांग रहे हैं, इस पर ज्यादा विचार किए बिना 'क्षमा करें' टाइप करने पर प्लग-इन आपको चेतावनी देगा।
प्रेषक पर जिम्मेदारी डालें
कुछ ईमेल के लिए त्वरित उत्तर की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन समुद्र से गुजरना मुश्किल है जो आपका इनबॉक्स है और यह जानना मुश्किल है कि वे कौन से हैं।
तो व्यवहारिक अर्थशास्त्री डैन एरली एक समाधान के साथ आए। उसे एक दिन में प्राप्त होने वाले 300 या उससे अधिक ईमेल की तात्कालिकता को प्राथमिकता देने में मदद करने के लिए, उसका स्वतः-उत्तर प्रेषक को एक फ़ॉर्म भरने के लिए कहता है। फ़ॉर्म में, प्रेषक को अपने अनुरोध के बारे में अधिक विवरण प्रदान करना होगा, जिसमें वे प्रतिक्रिया की अपेक्षा कब करते हैं। उन लोगों की संख्या जिन्हें तुरंत प्रतिक्रिया की आवश्यकता है? सिर्फ दो प्रतिशत।
'ईमेल के साथ, हम हर चीज के साथ ऐसा व्यवहार करते हैं जैसे हम जल्दी में हों,' एरीली ने कहा जब वह एक अतिथि था ब्लूमबर्ग का खेल की योजना पॉडकास्ट। 'महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक के बीच बहुत बड़ा अंतर है।'
